Jumpa lagi dengan serial scout project, don’t go any where, we’ll be back after the break hehehehehhe kayak american idol. Nah pada edisi yang ke-3 ini fase selanjutnya adalah PLANNING (PERENCANAAN) mungkin sudah cukup akrab di telinga para pembaca sekalian mengenai perencanaan, yang jelas semua aktifitas harus direncanakan. Nah seriang kali timbul pernyataan yang sebenernya sangat2 nyebelin ” Alah paling ntar juga nggak berjalan sesuai dengan yang direncanakan, makanya nggak usah susah2 bikin rencana2, yang gampang2 aja” kalo di pikir ya bener juga sih, pasti aplikasi di lapangan menuntut perubahan2 sana sini, tapi ingetlah ini ” Direncanakan dengan rapi aja masih melenceng apalagi nggak disusun rencananya!!!”
Ada 5 lagkah yang bisa kita pake untuk membantu menyusun perencanaan.
Langkah 1 : Berbagi ide dengan orang dewasa
Ahh.. ngapain kita minta pendapat kak itu, paling juga beliau ndak ngerti internet, mungkin benar. Namun berbagi ide dalam hal ini bukanlah mengajak debat pembina atau orang tua, akan tetapi ide2 yang telah di hasilkan perlu dipresentasikan sehingga kakak2 kita bisa melihat secara menyeluruh tentang kegiastan kita. Juga akan terlihat porsi peranan mereka dalam kegiatan kita serta dukungan yang kita harapapkan dari mereka, jadi berbagi ide. Kalaupun nantinya akn timbul diskusi malah akan lebih menguntungkan. Jangan pernah takut untuk berdebat, namun jangan pula berdebat dengan mengedepankan ego. Berdebat sebelum pelaksanaan kegiatan sangatlah wajar, latar belakangi pendapat anda dengan pengetahuan serta wawasan bila berdebat, bukan dengan kata pokoknya. Ada hal2 yang tidak tertulis dalam sebuah buku manapun namun hal tersebut terjadi, nah untuk mengetahui proses terjadinya hal tersebut mungkin harus mendengar dari pelaku sejarah. Hal yang terjadi dulu, baik itu kehebatan maupun keterpurukan tidaklah sama kondisinya dengan masa sekarang, namun dari peristiwa sejarah tersebut kita akan mendapat pengalaman hidup. Tidak perlu mengalami hal yang sama untuk mengerti kenapa hal itu terjadi dan cara menyelesaiakannya.
Langkah 2 : Penilaian kebutuhan dan penjadwalan
kalo di tulis dalam bahas lain need assessmnet and scheduling. 2 hal yang tidak mungkin terpisahkan, buatlah jadwal kegiatan anda mulai dari persiapan sampe dengan pesta perpisahan. Tentukan kapan kegiatan ini dinyatakan berakhir, kemudian tarik mundur hingga waktu saat ini. Nah akhirnya kan dapet juga kayak rentang waktu, trus bikin deh tahap2nya. Yang harus di inget adalah bikin batasan waktu untuk suatu aktifitas, misal cari kayu harus selesai tanggal 2 mei dll. dengan begitu secara nggak langsung kita punya sistem kontrol, jadi cek aja 1 mei, udah sampe mana tuh kayu.
Yang paling penting dalam langkah ini adalah, harus tahu tuh alur kegiatan, mana yang lebih dulu dan mana yang akhir. Karena nih, ada beberapa hal yang nggak bisa di bikin kalo satu hal nggak selesai. Misal ni, tim perlengkapan nggak bisa bikin anggaran kebutuhan kalo kegiatannya aja belum di pastikan. Giman mo bikin wong nggak tahu alat yang dibutuhkan, bahannya pa ja, trus tempatnya dimana kalo it perlu kendaraan. Nah jadinya kalo kegiatan gak jalan, maka perlengkapan juga ga bisa kerja. Tentukan prioritas.
Langkah 3 : Estimasi dana awal
Nah ini ni yang paling penting, kan semua aktifitas perlu biaya untuk penyelenggaraan, tul nggak hehehehehehhe gak ada yang gratisssss!!!! Hal ini rawan masalah, coba kalo dana lebih bingung ngabisin, trus kalo kurang siapa yang buat nombokin.
Estimasi dana awal bisa dibuat kalo tim perancang kegiatan membuat outline kegiatan yang bisa menggambarkan kegiatan secara global namun cukup detil, tidak sangat detil. Dari outline itu bisa di bedakan dalam berbagai hal, operasional, perlengkapan, material habis dan tidak habis dan dana taktis untuk keperluan mendadak. Berape besaranya dana taktis, yaaa terserah bisa 10%-15% dari total dana. Kenapa harus ada?? inget kan “Alah paling ntar juga nggak berjalan sesuai dengan yang direncanakan,………” karena itu kita harus punya rencana alternatif.
Langkah 4 : Penilaian resiko
Resiko selalu menyertai dalam setiap kegitan, ntah di dalam atau di luar ruangan. Namun dengan perhitungan yang matang, maka resiko bisa di kelola sehingga kegiatan kita tetap aman dan menyenangkan. Ada beberapa hal yang bisa di lakukan untuk melakukan penilaian resiko :
- Pengamatan lingkungan sekitar
Kondisi lingkungan tempat berkegiatan berpengaruh pada jenis resiko yang ada pada kegiatan tersebut, jadi kalo kegiatan di gunung, pantai ma di warung resikonya beda. Nggak bisa di pake penilai resiko tahun lalu dengan saat ini, udah beda cing kondisi serta peserta yang ngikut. Jadi lihatlah sekeliling calon tempat kegiatan, survey merupakan cara yang paling keren dan sip. Tapi ya bener2 ngamati, nggak cuman jalan2 lihat pemandangan ma piknik.
Resiko bisa timbul dari berbagai hal dalam suatu kegiatan. Buatlah daftar resiko yang mungkin ditimbulkan dalam sebuah kegiatan berdasarkan pada faktor lingkungan, alat dan perlengkapan serta manusia yang melaksanakan. Setelah itu bandingkan penilaian daro daftar ini dengan kondisi peralatan, lingkungan serta skill yang dimiliki peserta. Nah dengan begini bisa diketahui apa yang kurang dan program apa yang bisa dilakukan agar kekurangan itu bisa tertutup.
Setelah mempuanyi data yang lengkap, tabel analisa resiko bisa mulai dibuat. Tabel ini mempunayi kolom2 :
– Altifitas kegiatan : berisi tentang nama kegiatan yang dilaksanakan, misal rapelling
– Sumber resiko : berisi tentang sumber datangnya resiko dari kegiatan tersebut, bisa lingkungan, alat dan manusianya, misal tali rapelling
– Resiko : resiko yang bisa terjadi dengan sumber tersebut, misal tali putus
– Tingkat resiko : tingkat resiko ini bisa kita buat sendiri klasifikasinya menurut kondisi organisasi kita, misal 5 untuk paling parah kemudian gradasi sampai 1 untuk yang paling ringan
– Rekomendasi : rekomendasi yang harus dilakukan bila resiko tersebut terjadi, misal : rujuk ke rumah sakit dll.
Hasil analisa resiko ini ahrus dimengerti oleh semua elemen kegiatan sehingga resiko bukanlah menajdi tanggung jawab pelaksana kegiatan, namun semua orang yang ada. Inget yak, Fun, Safe and Learn
Langkah 5 : Mencari bentuk, struktur dan fungsi
Gampang kata adalah nyusun kepanitiaan. Susunan dan fungsi tiap orang yang tergabung dalam kepanitiana suatu kegiatan tidaklah sama untuk setiap kegiatan. Tiap kegiatan memiliki ciri khasnya masing2 yang memiliki peran2 tertentu untuk setiap orang. Berkemah dengan acara pelatihan memiliki struktur serta fungsi yang berbeda. Untuk bisa mmebuat struktur dan fungsi yang tepat, harus dipahami kegiatan yang akan dilaksanakan secara glbal dan kebutuhan yang diperlukan supaya kegiatan berhasil.
Weeee selesai juga untuk bab 3, masih ada 4 bab lagi nih jadi tunggu saja kedatangan seri selanjutnya. Have Fun, Safe and Learn